Dieser Beitrag erschien erstmalig auf versicherungswirtschaft-heute.de

Personalsuche- und einstellung ist in Zeiten von Fachkräftemangel und den Veränderungen durch die Digitalisierung für viele Unternehmen essentiell. Umso wichtiger ist es, dass Bewerbungsprozesse strukturiert, abgestimmt und transparent gestaltet sind. Interne Zuständigkeiten und zeitliche Reaktionsfristen sind klar definiert und funktionieren einwandfrei, unabhängig vom Tagesgeschäft. Das ist eine Idealvorstellung, der wir als Personalberater nicht immer begegnen. Dabei kann ein unprofessioneller Recruitungprozess fatale Folgen für Unternehmen haben:

• Schlechte Bewerbungsprozesse schädigen Ihre Reputation als Arbeitgebermarke. Insbesondere gut qualifizierte Fach- und Führungskräfte in der Assekuranz sind sehr gut vernetzt. Unterschätzen Sie daher die Multiplikator-Effekte nicht.

• Unglückliche Bewerber sind eher dazu bereit eine schlechte Bewertung im Internet abzugeben, beispielsweise bei kununu. Seien Sie sicher, dass andere potenzielle Bewerber sehr genau nachlesen werden, ob es sich lohnt mit Ihnen ins Gespräch zu kommen. Wenn es mehrere solcher Bewertungen gibt, ist ein Muster zu erkennen, dass sie nur sehr schwer loswerden.

Wir geben Ihnen als Arbeitgeber einige Tipps, damit Sie Ihren Recruitungprozess weiter professionalisieren können.

1. Definieren Sie klare und verbindliche Recruiting-Prozesse
Die Suche nach guten Fach- und Führungskräften ist eine Kernaufgabe Ihres Unternehmens. Deswegen sollten Sie allgemeingültige Zuständigkeiten und Prozesse definieren. Bestimmen Sie die Reaktionszeit zur (erneuten) Kontaktaufnahme nach einem Bewerbungseingang oder nach einem ersten Gespräch? Wer ist entscheidungsbefugt, insbesondere bei der Auswahl von Top-Leuten für wichtige (und teure) Management-Positionen. Wer in Ihrem Haus sorgt dafür, dass die Fristen und Prozesse eingehalten werden? Das alles muss unabhängig vom Tagesgeschäft funktionieren – von der Einstellung eines Sachbearbeiters bis hin zum CEO.

2. Führen Sie Gespräche zielgerichtet und mit Struktur
Fachlich passt es, die Chemie zwischen alle Beteiligten stimmt. Sie haben gerade ein inhaltlich gelungenes Vorstellungsgespräch absolviert. Doch Sie haben vergessen oder sie haben sich nicht getraut über die Rahmenbedingungen zu sprechen. Wir erleben immer wieder, dass Bewerbergespräche nicht zielgerichtet geführt werden und zentrale Details sehr spät zur Sprache kommen. Deswegen empfehlen wir unseren Auftraggebern einen Leitfaden für strukturierte Personalgespräche, und/oder die Einbindung von Spezialisten aus der Personalabteilung. So vermeiden Sie Missverständnisse oder alle Beteiligten wissen, woran sie sind bzw. was die Erwartungshaltung ist.

3. Dokumentieren Sie Gesprächsinhalte
In einem ersten Vorstellungsgespräch werden viele Informationen ausgetauscht. Um Missverständnisse vorzubeugen, ist es wichtig, dass Sie Gesprächsinhalte sauber dokumentierten und insbesondere die relevantesten Vereinbarungen festhalten. Hinterlassen Sie einen professionellen Eindruck, indem Sie Ihrem Bewerber nach dem Gespräch eines Danke-E-Mail zusenden und die wichtigsten Punkte kurz und bündig zusammenfassen. So schaffen Sie auch eine Grundlage für das zweite Gespräch.

4. Vernachlässigen Sie Kandidat Nr. 2 oder Nr. 3 nicht
Sie haben eine oder einen klaren Favoriten für Ihre ausgeschriebene Stelle. Er/Sie hat Interesse bekundet und sie befinden sich bereits in den Vertragsverhandlungen, doch im letzten Moment springt die Kandidatin oder der Kandidat ab. Nun müssen Sie mühsam die anderen Bewerber reaktivieren, wenn Sie sie nicht bis zu finaler Entscheidung gepflegt haben. Teilen Sie Ihren Bewerbern beispielsweise Zwischenstände mit oder vereinbaren Sie mit ihnen einen verbindlichen Rückmeldezeitpunkt ihrerseits.

5. Vergessen Sie vor lauter Tagesgeschäft Ihre Bewerber nicht.
Sicher, das Tagesgeschäft geht grundsätzlich vor. Dringende Projekte, Meetings etc. beanspruchen Sie jeden Tag. Bedenken Sie jedoch, dass neue Mitarbeiter eine Investition sind, die Ihnen und Ihren Kollegen idealerweise Arbeit abnehmen. Deswegen sollten Sie das nächste Bewerbungsgespräch angemessen priorisieren und fest einplanen, auch wenn dies in der Praxis nicht immer einfach ist. Wir haben bereits erlebt, dass eine Planstelle aufgrund langer Bewerbungsprozesse entfallen ist, die vorher hätte besetzt werden können.

Qualifizierte Bewerber haben zahlreiche Optionen. Das heißt für Sie als Arbeitgeber(marke): Nehmen Sie den Bewerbungsprozess ernst, stellen Sie klare und transparente Regeln auf. Das ist ein wichtiger Stellhebel, um ein begehrter Arbeitgeber zu werden oder zu bleiben.

Gerne unterstützen wir Sie bei der Optimierung Ihres Recruitungprozesses. Schreiben Sie uns oder rufen Sie uns an